पत्र कैसे लिखें? (Letter kaise likhein?)

Overview

इस लेख में हम अंग्रेजी के एक महत्त्वपूर्ण अध्याय के बारे में जानेंगे - Writing Letter

एक निबंध की तरह ही, किसी सब्जेक्टिव अंग्रेजी भाषा के पेपर में आपको पत्र लिखने के लिए भी कहा जा सकता है।

हालाँकि, आजकल हम अपने व्यक्तिगत या व्यावसायिक संचार (personal or professional communications) में पत्रों का उतना उपयोग नहीं करते हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि इस तकनीकी युग में, हम ईमेल, मैसेजिंग ऐप और सोशल मीडिया का अधिक उपयोग करना पसंद करते हैं।

फिर भी, चाहे हम अपने सन्देश को किसी कागज के टुकड़े पर लिखें या किसी इलेक्ट्रॉनिक माध्यम से भेजें, मूल संकल्पनाएं (basics) अभी भी काफी हद तक समान हैं। आप इसे पत्र लेखन, या ईमेल लेखन कह सकते हैं।

इसके अलावा, पत्र अभी भी कई सरकारी संगठनों में संचार का एक प्रमुख माध्यम है (यहां तक ​​कि निजी संगठनों में भी)। संभावना है कि परीक्षा के अलावा आपको अपने जीवन में एक या दो पत्र अवश्य लिखने होंगे। इसलिए, पत्र-लेखन के कौशल को अपनी खूबियों की सूची में शामिल करना एक अच्छा विचार होगा।

हालांकि हम में से अधिकांश पहले से ही जानते हैं कि पत्र क्या होता है, फिर भी आइए इस शब्द को परिभाषित करें।

पत्र क्या होता है?

पत्र एक लिखित संदेश है जो एक व्यक्ति द्वारा दूसरे को, या किसी संगठन को, या किसी संगठन द्वारा दूसरे को भेजा जाता है।

अतः, पत्र लिखित संचार का एक हिस्सा है - उस सबसे महत्वपूर्ण कौशलों में से एक जो आपको एक सफल पेशेवर या व्यवसायी बनाने के लिए आवश्यक है।

निबंध आमतौर पर किसी पत्रिका या समाचार पत्र में छपने के लिए या किसी वेबसाइट पर प्रकाशित होने के लिए लिखे जाते हैं। वे आम जनता के द्वारा पढ़े जाने के लिए हैं। दूसरी ओर, एक पत्र किसी विशेष व्यक्ति या किसी विशेष पद को धारण करने वाले व्यक्ति को निर्देशित किया जाता है।

पत्रों के प्रकार

पत्र कई प्रकार के हो सकते हैं - आपके परिवार, दोस्तों को लिखे गए अनौपचारिक पत्रों से लेकर, नौकरी के उद्देश्य से लिखे गए औपचारिक पत्र।

मोटे तौर पर दो प्रकार के पत्र हैं जिनको आपको किसी परीक्षा में लिखने के लिए कहा जाएगा।

• अनौपचारिक पत्र (Informal letters)
• औपचारिक पत्र, या आवेदन (Formal letters, or Applications )

नोट

अधिकांश प्रतियोगी परीक्षाओं में, आपको अनौपचारिक पत्र के बजाय औपचारिक पत्र लिखने के लिए कहा जायेगा।

किसी औपचारिक पत्र को संरचित करने की आवश्यकता अधिक होती है, और आपको कुछ नियमों का पालन भी करना होता है। इसलिए हम इस लेख में औपचारिक पत्र लेखन पर अधिक ध्यान देंगे। हालांकि, अनौपचारिक पत्रों के संबंध में भी हम कुछ बिंदुओं का उल्लेख करेंगे।

औपचारिक पत्र कैसे लिखें ?

किसी औपचारिक पत्र में कुछ भाग आवश्यक रूप से होने चाहियें| आइए देखते हैं की वे क्या हैं|

प्रेषक का पता

आपको अपना पूरा पता पृष्ठ के ऊपरी बाएँ कोने में लिखना होगा। आपको इसमें यह सब शामिल करना चाहिए:

• पूरा नाम
• घर का नंबर
• कॉलोनी/सोसाइटी का नाम
• गली का पता
• शहर राज्य
• ज़िप कोड

नोट

हालांकि परीक्षा में अपना असली नाम और पता न लिखें। प्लेसहोल्डर के रूप में बस कुछ यादृच्छिक (random) नाम और पते का उपयोग करें या XXX, YYY आदि का उपयोग करें।

कुछ परीक्षाओं में, यदि आप परीक्षा पत्रक में अपना वास्तविक नाम, पता या फोन नंबर लिखते हैं, तो आप अयोग्य घोषित किये जा सकते हैं। इसलिए, आप जिस परीक्षा में बैठने जा रहे हैं, उसके नियमों की जांच अवश्य करें।

कुछ लोग इस भाग को पृष्ठ के ऊपरी दाएं कोने में लिखना पसंद करते हैं।

दिनांक

यह एक लिखित औपचारिक पत्राचार के सबसे छोटे, लेकिन सबसे महत्वपूर्ण भागों में से एक है। आपको प्रेषक के पते के नीचे वह तारीख लिखनी चाहिए जिस दिन पत्र लिखा जा रहा है। दोनों के बीच एक लाइन छोड़ दें।

प्राप्तकर्ता का पता

तिथि के बाद एक पंक्ति छोड़ें, और पृष्ठ के बाईं ओर पत्र के इच्छित प्राप्तकर्ता का पता लिखें।

आपको इसमें निम्लिखित चीज़ों को शामिल करने की आवश्यकता है:

• To, (इसे छोड़ा जा सकता है)
• प्राप्तकर्ता का नाम
• प्राप्तकर्ता का पद या नौकरी का शीर्षक, जैसे की मानव संसाधन प्रबंधक, जिला मजिस्ट्रेट, मुख्य वित्तीय अधिकारी आदि।
• प्राप्तकर्ता का संगठन का नाम, जैसे की पेरोट सिस्टम्स, वाटर यूटिलिटी डिपार्टमेंट, आदि। यह स्वाभाविक है की अनौपचारिक पत्रों में, संबंधित व्यक्ति की नौकरी का शीर्षक या कंपनी का नाम लिखने की कोई आवश्यकता नहीं है।
• संगठन का पता

उदाहरण के लिए:
To,
Mr. C. P. Sharma,
Additional District Judge,
Prayagraj District Court

नोट

हम इसे ईमेल में नहीं लिख सकते हैं। ऐसा इसलिए है, क्योंकि ईमेल के मामले में, हमें केवल प्राप्तकर्ता का ईमेल पता लिखना होता है, न कि उसका पूरा पता।

अभिवादन

अब, एक और पंक्ति को छोड़ दें और पृष्ठ के बाईं ओर एक अभिवादन लिखें, ताकि पत्र प्राप्त करने वाले को विनम्र तरीके से संबोधित किया जा सके। यह एक सकारात्मक और हंसमुख तरीके से पत्र को शुरू करने के लिए किया जाता है।

जैसे मौखिक संचार में हम नमस्ते और नमस्कार जैसे अभिवादनों का उपयोग करते हैं, वैसे ही हम लिखित संचार में भी अभिवादन का उपयोग करते हैं।

औपचारिक पत्रों में हम उपयोग करते हैं: प्रिय श्रीमान/सुश्री/श्रीमती उपनाम और फिर एक कोलन, जैसे की प्रिय श्री शर्मा: (Dear Mr./Ms./Mrs. Last name and then a colon, e.g. Dear Mr. Sharma:)
अनौपचारिक पत्रों में हम उपयोग करते हैं: प्रिय प्रथम नाम और फिर अल्पविराम, जैसे की प्रिय मयंक, (Dear First name and then a comma, e.g. Dear Mayank,)

नोट

हालांकि औपचारिक पत्रों में कोलन का उपयोग करना आवश्यक नहीं है। आप अल्पविराम लगा सकते हैं, चाहे वह औपचारिक पत्र हो या अनौपचारिक।

पत्र का ढाँचा

फिर से, एक पंक्ति छोड़ें, और पत्र का मुख्य भाग प्रारंभ करें।

अपने संदेश को कई पैराग्राफों/अनुच्छेदों में संरचित करें। दो पैराग्राफों के बीच एक खाली लाइन छोड़ें। एक निबंध की तरह ही, आप अपने पत्र के सन्देश को निम्नलिखित भागों में वितरित कर सकते हैं:

• पहला अनुच्छेद - यह एक परिचय की तरह होता है, जहां आप पत्र लिखने के कारण पर प्रकाश डालते हैं, यानी यह आपके पत्र के विषय को साफ़ करेगा। आम तौर पर, कार्यालयों में लोगों के पास ज्यादा खाली समय नहीं होता है, इसलिए यह अच्छा होगा कि हम अपना आशय पहले ही साफ कर दें।

• मध्य अनुच्छेद - अब अपना मुख्य सन्देश लिखें।

• समापन अनुच्छेद - यहां, आप अपने संदेश को सारांशित कर सकते हैं, अपने पत्र के उद्देश्य को फिर से बता सकते हैं, अनुवर्ती कार्रवाई का अनुरोध कर सकते हैं, या प्रश्न पूछ सकते हैं, जैसे की "कृपया मुझे बताएं कि क्या आप फोन पर इस सम्बन्ध में और अधिक चर्चा करना चाहते हैं?" अंत में प्राप्तकर्ता को धन्यवाद देना भी एक अच्छा विचार होगा, जैसे की "आपके समय के लिए धन्यवाद"। हम एक सकारात्मक नोट पर भी पत्र समाप्त कर सकते हैं, जैसे "हम आपके विभाग द्वारा त्वरित कार्यवाही की अपेक्षा रखते हैं।"

औपचारिक पत्र में आप जिस भाषा का उपयोग करते हैं वह हमेशा औपचारिक/पेशेवर और विनम्र होनी चाहिए, भले ही आप किसी चीज़ के बारे में शिकायत कर रहे हों। साथ ही, औपचारिक पत्र लिखते समय इन बातों का भी ध्यान रखें:

• हमें तकनीकी शब्दों या कलिष्ट शब्दजाल का उपयोग तभी करना चाहिए जब आप सुनिश्चित हों कि संबंधित व्यक्ति उसे समझ जायेगा। उदाहरण के लिए, एक वरिष्ठ सॉफ्टवेयर इंजीनियर को पत्र लिखते समय आप CSS, HTML, DBMS आदि जैसे शब्दों का प्रयोग कर सकते हैं। वह इन सभी शब्दों को समझ जायेगा, लेकिन संभवतः कोई मानव संसाधन प्रबंधक इन्हें नहीं समझ पायेगा।

• हमें संकुचनों (contractions) के प्रयोग से भी बचना चाहिए, जैसे की isn’t, aren’t, आदि। हालांकि, हम इनका उपयोग अनौपचारिक पत्रों में कर सकते हैं।

• संक्षिप्त, सटीक और स्पष्ट रहें। केवल आवश्यक विवरण शामिल करें। साथ ही, यह नितांत आवश्यक है कि आपके संदेश या उसके लहजे को गलत न समझा जाए।

अनौपचारिक पत्रों में, हम कुछ कठबोली (लेकिन अपशब्द नहीं) या बोलचाल की शब्दावली का भी उपयोग कर सकते हैं। और हमारा लहजा कम गंभीर, अधिक विनोदी और संवादी हो सकता है।

अंत

अब, एक पंक्ति छोड़ें और समापन पंक्ति लिखने के लिए इन शब्दों का प्रयोग करें : Sincerely, Regards, Yours Truly, Best Wishes आदि।

इन शब्दों के बाद आपको अल्पविराम अवश्य लगाना चाहिए, चाहे वह औपचारिक पत्र हो या अनौपचारिक। उसके बाद आप अपना पूरा नाम और अपनी नौकरी का शीर्षक भी लिख सकते हैं। इन्हें अलग-अलग पंक्तियों में लिखिए।

उदाहरण के लिए:
Regards,
Mayank Sharma
Senior Software Engineer

नोट

अगर आपको अपना हस्ताक्षर भी करना है, तो अपने पूरे नाम के ऊपर करीब तीन लाइन छोड़ दें और फिर वहां साइन करें।

संलग्नक (Enclosures)

यदि आपके पत्र के साथ कोई अनुलग्नक है, तो एक पंक्ति को छोड़ दें और संलग्नक का नाम लिखें।
यदि कई संलग्नक हैं, तो संलग्नक का नाम लिखें और फिर कोष्ठकों में संलग्नकों की संख्या, जैसे की संलग्नक (3)।

नोट

अनौपचारिक पत्रों में, हम पत्र के अंत में एक पोस्ट-स्क्रिप्ट (P.S.) भी जोड़ सकते हैं। अंत में एक पंक्ति छोड़ें, और इसे कागज के बाईं ओर लिखें।

P.S. इनमें से कुछ भी हो सकता है:

• कुछ ऐसा जिसे आप पत्र के मुख्य भाग में लिखना भूल गए हैं,
• कुछ ऐसा जो पत्र के विषय के साथ अच्छी तरह से फिट न होता हो, या
• कुछ ऐसा जो आप अतिरिक्त जोर या प्रभाव के लिए पत्र में डालना चाहते हैं।

अतिरिक्त पुस्तकें और उपकरण

यदि आप किताबों के माध्यम से सीखना पसंद करते हैं, या संदर्भ उद्देश्यों के लिए कुछ अच्छी अंग्रेज़ी व्याकरण किताबें चाहते हैं, तो आप हमारा यह लेख पढ़ सकते हैं|